貿易取引を始めようとすると、貿易取引に特有の書類がいくつも登場してきます。これらは主に船に積んで出荷するときに必要な書類なので、船積書類と呼ばれています（船に積まないときもそう呼ぶのですが…）。
最初のうちは前回の取引の際の書類等を見て、その通りに「この欄にはこれを記入すれば良い」というやり方でも仕事はこなせますが、それぞれがどんな意味を持つ書類かを理解すると、いつもと違うことが生じたときも自分でどうしたらよいか判断でき、仕事もより楽しくなりますよね。それぞれの書類やその記載事項が何のためにあるのかを意識して書類作成に取り組みましょう。
まずは代表的な船積書類をいくつかここで簡単にご紹介します。
１）. INVOICE（送り状・仕入れ書）
貿易取引には必ず登場するインボイス。これは商品の金額や種類の明細書で、輸出者から輸入者への請求書としても使用されるほか、通関手続きの際にも必要となる大事な書類です。
２）. PACKING LIST
貨物の梱包明細書。業務上はパッキングリストとかPL等と呼ばれます。
長い距離を輸送する貿易取引では貨物がしっかりと梱包されるため、外観からは中に何がどれだけ入っているのか分かりにくいですよね。そのため、パッキングリストには梱包ごとの荷印、内容明細、正味重量、総重量、容積等を記載して、書類から内容物がわかるようにしています。
インボイスと同様に通関手続きの際に必要となる書類です。
３）. B/L（Bill of Lading：船荷証券）
貨物を船で出荷した際に発行される運送証券をB/L（BILL OF LADING：船荷証券）といいます。
B/Lは
①船会社が輸出者から貨物を受け取ったことを証明する受取証
②荷主と船会社との運送契約の証拠
③輸入者が輸入地で貨物を受け取る際に必要となる引換証
という様々な性質を持つ重要書類です。
特に③にあるように、B/Lは貨物の引換証、つまりB/Lの持ち主が貨物を受け取ることが出来るため、貨物そのものと同等の価値があるといえます。その意味でB/Lはほかの書類と違って、ただの手続き上の書類ではなくそれ自体に価値のある有価証券なのです。
４）. AIR WAYBILL（航空運送状）
飛行機で貨物を出荷すると発行される運送証券をAIR WAYBILLといいます。
B/Lとは違い有価証券ではありませんが、以下のような性質を併せ持つ書類です。
① 航空会社の貨物受け取りを証明する受取証
② 運送契約の証拠書類
③ 運賃その他料金の請求書
④ 税関申告書類
⑤ 運送品の取り扱い等についての航空会社への指示書
５）. 保険証券（Insurance Policy）
貿易取引の際には商品輸送時の事故発生のリスクが高いため、通常貿易輸送用の保険（貨物海上保険）をかけて輸送します。
CIF等の貿易条件で輸出者側で保険を付保した場合には、貨物到着後に輸入地側で商品の破損や滅失が発見された際に保険金請求できるよう、他の必要書類とともに輸入者に保険証券を送付してあげる必要があります。
６）. 原産地証明書（Certificate of Origin）
その商品がどの国で生産されたものかを証明する公的な証明書です。国によって発給できる機関が決まっており、日本では商工会議所が発給機関となっています。
日本がEPA（経済連携協定）を結んでいる国へ商品を輸出する場合は、現地での関税が通常よりも安くなる場合があります（EPA相手国からの輸入の場合も同様）。その場合には、協定相手国からの輸入品であることの証明のために、原産地証明書が必要になりますが、このとき必要になる原産地証明書は「特定原産地証明書」という特別なもので、日本商工会議所で発給してもらえます。